Tone of voice: come rivolgersi al proprio pubblico

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Indice dei contenuti

  1. Cos’è il tone of voice?
  2. Perché è importante il tone of voice
  3. Come scegliere il proprio tone of voice
  4. Elementi chiave del tone of voice
  5. Esempi di tone of voice
  6. Come adattare il tone of voice e perchè
  7. Conclusioni

1. Cos’è il tone of voice?

Il tone of voice è un elemento cruciale nella strategia di comunicazione di un’azienda o un brand. Si riferisce all’insieme delle caratteristiche stilistiche e linguistiche utilizzate nei messaggi, che vanno oltre il semplice contenuto informativo. Il tone of voice rappresenta la personalità del brand e modella il modo in cui viene percepito dal pubblico. Include scelte di parole, livello di formalità, uso dell’umorismo, sintassi, ritmo, e altre sfumature stilistiche.

Definire il proprio tone of voice implica comprendere a fondo i valori del brand, il pubblico di riferimento e gli obiettivi di comunicazione. È uno strumento strategico che, se utilizzato correttamente, può differenziare il brand dalla concorrenza, costruire una relazione solida con i clienti e sostenere la reputazione aziendale nel lungo termine.

2. Perchè è importante il tone of voice

Il tone of voice è fondamentale per diverse ragioni, tutte strettamente legate alla costruzione e al mantenimento di un brand forte e riconoscibile. È un elemento strategico che va oltre la semplice scelta delle parole!

  • Coerenza del brand: un tone of voice ben definito garantisce coerenza in tutte le comunicazioni, che siano post sui social media, email, contenuti del sito web o materiale pubblicitario. Questa coerenza aiuta a creare un’immagine unificata del brand, rafforzando la fiducia e la credibilità agli occhi del pubblico.
  • Differenziazione dalla concorrenza: in un mercato saturo, un tone of voice unico può aiutare a distinguere il brand dai concorrenti. Trasmettere la personalità del brand in modo distintivo rende il brand più memorabile e riconoscibile.
  • Connessione emotiva: il tone of voice permette di creare una connessione emotiva con il pubblico. Un tono amichevole e informale può far sentire i clienti più vicini e coinvolti, mentre un tono professionale e autorevole può instillare fiducia e rispetto.
  • Rafforzamento dell’identità del brand: attraverso il tone of voice, un brand comunica i suoi valori, la sua missione e la sua visione. Questo aiuta a costruire un’identità forte e chiara, che risuona con il pubblico target e crea un senso di appartenenza e lealtà.

Efficacia della comunicazione: un tone of voice appropriato può migliorare l’efficacia della comunicazione, rendendo i messaggi più chiari e coinvolgenti. Aiuta a trasmettere informazioni in modo che siano comprese e apprezzate dal pubblico.

3. Come scegliere il proprio tone of voice

Scegliere il proprio tone of voice è un processo strategico che richiede una comprensione approfondita del brand, del pubblico target e degli obiettivi di comunicazione. Ecco una guida passo-passo per determinare il tone of voice più adatto ad un brand:

Comprendere l’identità del brand
Il primo passo per scegliere il tone of voice è avere una chiara idea dell’identità del brand, rispondendo a qualche semplice domanda, come quali sono i valori del brand, la missione, la visione a lungo termine e la personalità del brand.

Conoscere il pubblico target

Capire chi è il pubblico è essenziale per scegliere un tone of voice che risuoni con loro. È importante considerare età, sesso, occupazione e livello di istruzione, oltre a informarsi su interessi, valori e bisogni e sapere quali problemi o sfide possono affrontare. Infine, sapere come comunicano e quale stile di comunicazione preferiscono aiuta a scegliere il migliore tone of voice.

Analizzare la Concorrenza

Studiare come i concorrenti comunicano con il loro pubblico aiuta ad identificare eventuali lacune o opportunità per distinguersi, ma soprattutto ad evitare di imitare la concorrenza, mantenendo l’unicità dell’azienda.


Definire gli obiettivi di comunicazione
Stabilire cosa si vuole ottenere con la propria comunicazione, porta a porsi degli obiettivi, come quello di informare o educare il pubblico, costruire fiducia e credibilità, incoraggiare l’engagement e l’interazione, promuovere vendite e conversioni.


Sperimentare diverse opzioni di tone of voice
Provando diversi stili di comunicazione è possibile valutare quale funziona meglio, tenendo sempre in considerazione la formalità necessaria, il linguaggio richiesto e le emozioni che si vogliono trasmettere.


Documentare il tone of voice
Una volta definito il tone of voice, documentarlo in una guida di stile è utile per fare in modo che tutti i membri del team lo comprendano e lo applichino in modo coerente. La guida di stile dovrebbe includere la descrizione della personalità del brand, le linee guida su come il brand dovrebbe comunicare in diverse situazioni ed esempi di frasi e toni corretti o da evitare.


Monitorare e adattare
Il tone of voice non è statico: è necessario monitorare regolarmente il feedback del pubblico e le prestazioni dei contenuti, per poi adattarlo in risposta ai cambiamenti del mercato, dell’audience o degli obiettivi aziendali.
Scegliere il tone of voice giusto richiede introspezione, ricerca e sperimentazione. Un tone of voice ben definito aiuta a costruire una comunicazione efficace, rafforzare l’identità del brand e creare una connessione autentica con il pubblico. Deve rispecchiare l’azienda e risuonare con il pubblico target, in modo da poter contribuire al successo a lungo termine del brand.

4. Elementi chiave del tone of voice

Gli elementi chiave del tone of voice lavorano insieme per creare una comunicazione distintiva e efficace. Comprendere e definire questi elementi aiuterà a costruire un tone of voice che rispecchi fedelmente il brand e risuoni con il pubblico target.
Definire e applicare un tone of voice coerente e distintivo è essenziale per la comunicazione di un brand. Tra gli elementi chiave troviamo:

Personalità del Brand
La personalità del brand è il fondamento del tone of voice, in quanto rappresenta i tratti e le caratteristiche che descrivono il brand come se fosse una persona. La personalità del brand può essere amichevole, con una comunicazione calorosa e accessibile, professionale, con un tono formale e competente, divertente, caratterizzata da un tono leggero e umoristico, o autorevole, con tono sicuro e affidabile.


Formalità
Il livello di formalità del tone of voice dipende dal pubblico target e dal contesto della comunicazione. Nel caso di informalità, il linguaggio sarà colloquiale, con slang e contrazioni; nel caso di formalità, invece, il linguaggio sarà rispettoso e professionale con una grammatica impeccabile.


Emozione
L’emozione trasmessa nella comunicazione è cruciale per creare una connessione con il pubblico. Se il tone of voice è entusiasta, trasmette energia e positività; se è empatico, mostra comprensione e compassione; se è serio, allora renderà tutto molto più riflessivo.


Vocabolario
Il tipo di parole e frasi usate contribuiscono a definire il tone of voice. Il vocabolario può essere tecnico, se usa termini specifici del settore, semplice, se è chiaro e comprensibile, creativo, se sfrutta metafore, giochi di parole e linguaggio figurato.


Sintassi e struttura delle frasi
La costruzione delle frasi e la sintassi giocano un ruolo importante nel tone of voice, che può essere caratterizzato da frasi brevi e concise che facilitano la lettura, o da frasi lunghe e articolate, che rendono il testo più dettagliato.


Punto di vista
Il punto di vista o la prospettiva da cui si parla influisce sul tone of voice, rendendolo in prima persona, in seconda persona o in terza persona. In questo modo si rende la conversazione più personale e coinvolgente, o più distaccata e oggettiva.


Consistenza
Mantenere una coerenza nel tone of voice attraverso tutti i canali di comunicazione è essenziale per costruire e mantenere la fiducia e la riconoscibilità del brand. Ogni interazione, sia online che offline, dovrebbe riflettere lo stesso tone of voice.

5. Esempi di tone of voice

Per capire come il tone of voice faccia la differenza, ecco alcuni esempi dei nostri clienti. Dopo aver analizzato il pubblico e la concorrenza, fissato gli obiettivi e, soprattutto, compreso l’identità del brand, abbiamo scelto il tone of voice da utilizzare nei loro canali.

6. Come adattare il tone of voice e perchè

Adattare il tone of voice significa modificare il modo in cui un brand comunica con il suo pubblico a seconda del contesto, del canale di comunicazione, dell’obiettivo e del tipo di pubblico. Adattare non significa cambiare completamente, ma potrebbero bastare piccole modifiche nella scelta delle parole, nella struttura delle frasi e nel livello di formalità per ottenere una comunicazione diversa senza compromettere la coerenza del brand.

Per adattare il proprio tone of voice è necessario conoscere il pubblico, quindi conoscerne gli interessi, i bisogni e le preferenze. Oltre al pubblico, anche il contesto in cui avviene la comunicazione è cruciale, in quanto il tone of voice potrebbe variare in base alla piattaforma o al contenuto o alla situazione del brand e del mercato: ad esempio, in situazioni di crisi, un tono empatico e rassicurante è cruciale, mentre in una campagna di marketing, un tono entusiasta e persuasivo può essere più d’impatto.

Chiarire l’obiettivo della comunicazione, che sia educare, informare, convincere, o intrattenere, richiede un tono diverso: l’azienda deve avere un obiettivo definito da raggiungere in base al quale si crea il tone of voice migliore.

È importante mantenere elementi chiave della personalità del brand: se è noto per essere amichevole e accogliente, allora questi tratti dovranno essere presenti anche quando il tono diventa più formale o serio.

Un esempio di tone of voice adattato può essere notato nei social e nelle email ufficiali di un brand: nei social il tono è più casual e conversazionale, mentre nella email il tono è più formale e strutturato.

Ma perché è così importante adattare il tone of voice? Questa pratica è essenziale per garantire che il messaggio sia ricevuto e interpretato correttamente. Non migliora solo la connessione con il pubblico, ma contribuisce anche a costruire una presenza di marca autentica e versatile.

7. Conclusione

In conclusione, il tone of voice è una componente essenziale nella strategia di comunicazione di qualsiasi brand o organizzazione. Definisce la personalità del brand, creando una connessione autentica e duratura con il pubblico. La scelta di un tone of voice adeguato richiede una profonda comprensione dell’identità del brand, del pubblico target e degli obiettivi di comunicazione. Adattare il tone of voice in base al contesto e al canale di comunicazione è cruciale per mantenere la rilevanza e l’efficacia del messaggio, garantendo al contempo la coerenza del brand. Implementando strategie efficaci di tone of voice, i brand possono distinguersi dalla concorrenza, costruire relazioni solide con i clienti e sostenere una crescita sostenibile e di successo nel lungo termine.
Come si evince dagli esempi di tone of voice proposti sopra, il modo in cui ci si rivolge al pubblico fa la differenza, sia per l’azienda sia per i clienti, che si sentiranno compresi.

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